"Hoe werkt het systeem van FAK Nederland precies? En welke voordelen heeft het?" Armando Kwekkeboom, directeur van FAK Nederland geeft antwoord op de meest gestelde vragen.

Hoe werkt het systeem?

“We hebben een handige module ontwikkeld voor het opnemen van de bestellingen. In de winkel staat of hangt een touchscreen beeldscherm. Medewerkers kunnen de bestellingen van klanten direct op het scherm invoeren. Dit gaat net zo eenvoudig als iets aanslaan op de kassa. Sommige klanten willen graag weten wat ze de vorige keer besteld hebben. Dit is eenvoudig na te kijken in de bestelgeschiedenis. Na het plaatsen van de bestelling kunnen de medewerkers een kopie uitprinten voor de klanten, of ze kunnen de bestelling per e-mail aan hen toesturen.
Het is mogelijk om in de productieruimte een tweede touchscreen beeldscherm te plaatsen. Ook in de andere filialen kunnen beeldschermen geplaatst worden, die allemaal aan elkaar gekoppeld zijn. Op het beeldscherm voor de productiemedewerkers verschijnt een overzicht van het werk dat nog moet gebeuren. Dit is niet alleen een opsomming van alle bestellingen, per dag of per week. De medewerkers zien ook per product hoeveel zij moeten produceren, bijvoorbeeld hoeveel kilo of hoeveel stuks. Zo produceren zij bijvoorbeeld in één keer voldoende gemarineerde biefstuk voor alle gourmetbestellingen bij elkaar opgeteld. Het systeem houdt precies bij wat er al gedaan is. De producten of bestellingen die nog gedaan moeten worden, hebben een blauwe kleur. De medewerker vinkt aan waar hij mee begint. Dit krijgt een gele kleur. Alles wat klaar is, wordt afgevinkt en krijgt een groene kleur. Zo houdt iedereen het overzicht.
Met één druk op de knop kunnen de bijbehorende etiketten en de productielijsten afgedrukt worden. Het is zelfs mogelijk om een lijst uit te printen voor de chauffeurs. Op het bezorgoverzicht staat tevens het telefoonnummer van de klant. Zo kan de chauffeur hen altijd bereiken.”

Hoe zorgt het systeem voor meer efficiency in de productie?

“Versspecialisten kunnen al hun recepten in het systeem zetten. Dit heeft als voordeel dat de recepten automatisch omgerekend kunnen worden. Een medewerker geeft aan hoeveel eindproduct hij nodig heeft. Vervolgens berekent het systeem de benodigde hoeveelheden aan grond- en hulpstoffen. Het systeem werkt ook andersom. Een medewerker kan invoeren hoeveel kilo aan grondstof hij nog heeft. Het systeem berekent hoeveel eindproduct hij hiervan kan maken, en geeft het bijbehorende, omgerekende recept weer.
Ook de productie en inkoop van grond- en hulpstoffen is eenvoudiger met dit systeem. Medewerkers hoeven namelijk niet alle benodigdheden uit alle bestellingen bij elkaar op te tellen. Het systeem geeft automatisch een overzicht van de grond- en hulpstoffen die nodig zijn om alle bestellingen te maken. Deze lijst is gerangschikt per ingestelde periode, en per productgroep of afdeling. Dat houdt het overzichtelijk. Zo kan een medewerker snel een goede inventarisatie maken.”

Is het veel werk om de informatie in het systeem up-to-date te houden?

“Dat valt mee. Het systeem maakt gebruik van de bestaande PLU-lijsten en warengroepen. En vaak is het mogelijk om gegevens te exporteren uit bestaande pakketten. Versspecialisten hoeven de producten dus niet handmatig in te voeren. Ook is het mogelijk om een bestaand klantenbestand in te laden. Klanten en relaties die eenmaal ingevoerd zijn, blijven opgeslagen. Het invoeren van de recepten vraagt eenmalig wel wat tijd. Die tijd verdienen ondernemers ruimschoots terug, omdat ze met de geautomatiseerde recepten efficiënter kunnen werken. De recepten die eenmaal in het systeem staan, kunnen gemakkelijk worden aangepast.”

“In de praktijk zien we dat de medewerkers het systeem goed up-to-date houden. Nieuwe recepten worden meteen in het systeem gezet, zodat ze voor iedereen beschikbaar zijn. Ook belangrijke wijzigingen worden direct doorgevoerd. Soms veranderen er details. Een versspecialist kan bijvoorbeeld een bepaald type kruiden vervangen door iets anders. Ondernemers sparen dit soort detailveranderingen op. Eens per kwartaal lopen ze alle recepten door. Zo zetten ze snel en efficiënt de puntjes weer op de i. Het systeem draait in de cloud en ondernemers kunnen dus met elke laptop of computer inloggen. De informatie is altijd goed bereikbaar, en ook dat maakt het gemakkelijker om het goed bij te houden.”

Geeft het systeem ook informatie over allergenen?

“Ja. De medewerkers op de winkelvloer kunnen in het systeem de productinformatie opzoeken van alle verpakte en onverpakte producten. Ze krijgen een overzicht van de hulp- en grondstoffen, en dus ook van de allergenen. Het is zelfs mogelijk om in het systeem de voedingswaarde van de producten weer te geven. We hebben eventueel tablets voor op de winkelvloer. Deze kunnen gebruikt worden voor het opzoeken van informatie, of het invoeren van een bestelling.
Alle verpakte artikelen zijn natuurlijk voorzien van een etiket. Het systeem stelt dit etiket samen aan de hand van de gebruikte grond- en hulpstoffen. De allergenen worden automatisch vet afgedrukt. Versspecialisten kunnen een bereidingsadvies aan het etiket toevoegen. En sommige ondernemers gebruiken voorgedrukte etiketten met hun eigen huisstijl. In combinatie met de uitgeprinte productinformatie geeft dit een mooi geheel.”

Is het mogelijk om in de toekomst een webshop te open?

“Jazeker. We hebben een webshop-module. Ondernemers kunnen de webshop vanuit hun bestaande database vullen. Dit is een kwestie van een vinkje zetten. De artikelen verschijnen met het bereidingsadvies en de ingrediëntendeclaratie in de webshop. Hiervoor wordt de tekst uit het systeem gebruikt. Ondernemers kunnen hun eigen productfoto’s uploaden en toevoegen aan de artikelen.
De klanten bladeren in de webshop eenvoudig door het assortiment heen. Zodra zij een bestelling plaatsen, wordt deze automatisch opgenomen in de productieplanning. De klanten krijgen, ter bevestiging, een overzicht van hun bestelling per e-mail toegestuurd.
De webshop is ook geschikt voor zakelijke klanten. Zij krijgen een overzicht van de specifieke artikelen die zij kunnen bestellen, inclusief de specificaties zoals de voorgestelde gewichten en eventuele prijsafspraken.
Wij zorgen ervoor dat de hele webshop een uitstraling krijgt die goed past bij de huisstijl van de versspecialist. En we begeleiden de ondernemer bij het inrichten van de webshop. Zo nemen we hem zo veel mogelijk werk uit handen. De ondernemer kan de webshop online in een beveiligde omgeving beheren. Mocht hij ergens tegenaan lopen, dan kunnen wij hem op afstand ondersteuning bieden.”

Heeft u ook een vraag voor Armando Kwekkeboom? Mail dan naar: a.kwekkeboom@fak-nederland.nl

©FAK Nederland BV - dé automatiseerder voor kleine- en middelgrote ondernemingen - Publicatiedatum: 21 February 2016

Copyright 2020 vers-inspiratie.nl | All Rights Reserved | vers-inspiratie.nl

Vers-inspiratie is een project van b2b Communications. Powered by Wallbrink Crossmedia Groep

Advertentietarieven | Privacystatement | Email saskia@b2bcommunications.nl